Ofício Memojutra

O MEMOJUTRA – Fórum Nacional Permanente em Defesa da Memória da Justiça do Trabalho – é integrado por desembargadores, juízes e servidores da Justiça do Trabalho, que tem como um de seus objetivos a defesa da memória da Justiça do Trabalho, a fim de resguardar toda a evolução da sociedade brasileira, em que nossa Justiça se destacou como um dos atores principais na efetivação dos direitos fundamentais do cidadão.
Em sua última reunião na cidade de São Luís/MA foram feitas importantes reflexões a respeito do tema da Gestão e Preservação dos documentos e processos do Poder Judiciário Trabalhista, resultado de debates e discussões empreendidas por representantes da maioria dos Tribunais Regionais do país.
Buscamos um processo de construção coletiva, para reforçar nosso compromisso com a preservação da Memória da Justiça do Trabalho.
Nesse contexto, por meio deste ofício, sugerimos que Vossa Excelência considere a possibilidade da inclusão no Planejamento Estratégico de seu Regional das áreas de Gestão Documental, Memória e Arquivos, dispondo-se o MEMOJUTRA a colaborar para essa formulação.
A Gestão Estratégica utiliza-se do planejamento estratégico como ponto de partida para projetar no futuro uma situação ideal factível para a instituição, ou seja, um direcionamento superior que leve a ação organizacional de um estágio atual para um futuro melhor.
O planejamento estratégico é instrumento de gestão dos mais importantes para as organizações atuais. É através dele que o gestor estabelece os parâmetros que vão nortear uma organização durante um período no aspecto de direção, condução e controle de suas atividades, transformando a gestão em realidade.
O Mapa Estratégico é, na verdade, o coração da estratégia organizacional. Nele, os desafios foram traduzidos em forma de objetivos estratégicos que representam grandes conquistas da Instituição na direção do alcance da visão de futuro.
O MEMOJUTRA entende que qualquer programa de gestão pública deve ser desenvolvido de forma transparente e com participação democrática, com a tomada de medidas a partir de conceitos estabelecidos por meio de ações integradas. Essa tomada de posição visa privilegiar o diálogo, que deixa de ser, apenas, mero discurso, elevando-o a uma forma de governança.
Desde que foi realizado o I Encontro Nacional do Poder Judiciário, em agosto de 2008, onde deu-se início ao planejamento estratégico do Poder Judiciário, tendo logo em seguida sido aprovada a Resolução nº 70, de 18 de março de 2009, tímida tem sido a participação da gestão documental e centros de memória no processo.
O tema começou a ser inserido nos Encontros Nacionais da Memória a partir do IV Encontro Nacional do Memojutra, realizado em Minas Gerais. A carta do Encontro consignou que “o FÓRUM fará gestões junto ao CNJ, ao CSJT, ao COLEPRECOR e aos Tribunais Regionais no sentido de incluir o tema da preservação e da gestão documental no âmbito do planejamento estratégico dos Tribunais” (Item 23). A partir de então o tema passou a ser uma preocupação dos magistrados e servidores que atuam na área da gestão documental, memória e arquivos conforme se vê abaixo:

RESUMO DAS DELIBERAÇÕES DOS ENCONTROS NACIONAIS DA MEMÓRIA
1º ENCONTRO – 2006 – RIO GRANDE DO SUL – Ainda não se falava em planejamento estratégico;
4º ENCONTRO – 2009 – MINAS GERAIS – O FÓRUM fará gestões junto ao CNJ, ao CSJT, ao COLEPRECOR e aos Tribunais Regionais no sentido de incluir o tema da preservação e da gestão documental no âmbito do planejamento estratégico dos Tribunais;
5º ENCONTRO – 2010 – PARÁ – O FÓRUM gestionará junto CNJ, ao CSJT, ao COLEPRECOR e aos Regionais no sentido de se incluir o tema da preservação e da gestão documental no âmbito do planejamento estratégico dos Tribunais, visando a incluí-lo nas metas a serem definidas (Resolução 22, do IV Encontro);
6º ENCONTRO – 2012 – RONDÔNIA – O FÓRUM incentivará a inclusão do tema de ações relacionadas à Memória e à gestão documental no âmbito do planejamento estratégico dos Tribunais;
8º ENCONTRO – 2016 – MATO GROSSO DO SUL – Embora não tenha havido inclusão na Carta do Encontro de um item específico sobre o planejamento estratégico, o tema foi contemplado na ata da reunião, com a participação de representantes dos TRTs.
Podemos observar que os Encontros do MEMOJUTRA culminaram na realização, na cidade de São Luís (Maranhão), do Seminário “Política Nacional de Arquivos para Justiça do Trabalho: Diretrizes para elaboração do planejamento na gestão de documentos e arranjo e descrição de acervo permanente”, do qual os resultados apontam para a necessidade de se ampliar a discussão com as áreas de gestão estratégica no sentido de incluir o tema da gestão documental, memória e arquivos nos mapas estratégicos.
Durante a realização da Oficina de Capacitação – “Elaboração de Mapas estratégicos, Gestão Documental e Memória”, percebeu-se que poucos são os tribunais que incluíram o tema da gestão documental e memória nos mapas, seja nos valores, nos temas, nos objetivos estratégicos ou metas, tanto na primeira versão quanto na atualização.
Nas primeiras versões dos mapas estratégicos, desenvolvidas a partir da diretriz do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), por meio da Resolução CNJ nº 70/2009, que dispôs sobre o Planejamento e a Gestão Estratégica do Poder Judiciário, servindo de alicerce para os mapas estratégicos elaborados entre os anos de 2010-2014.

Os objetivos estratégicos do CNJ:
Eficiência Operacional
Buscar a excelência na gestão de custos operacionais. Garantir a economicidade dos recursos por meio da racionalização na aquisição e utilização de todos os materiais, bens e serviços (responsabilidade ambiental), e da melhor alocação dos recursos humanos necessários à prestação jurisdicional.
Responsabilidade Social
Promover a cidadania. Promover o desenvolvimento e inclusão social, por meio de ações que contribuam para o fortalecimento da educação e da consciência dos direitos, deveres e valores do cidadão.
Alinhamento e Integração
Fomentar a interação e a troca de experiências entre Tribunais (nacionais e internacionais). Buscar a unicidade e a integração da Justiça por meio da troca de experiências entre Tribunais, compartilhando conhecimento, práticas, unidades, estruturas e soluções jurídicas e administrativas.
Orçamento
Assegurar recursos orçamentários necessários para a execução dos objetivos da estratégia. Promover ações orçamentárias visando assegurar recursos que viabilizem as ações e metas necessárias à execução da Estratégia. Garantir a disponibilização dos recursos orçamentários necessários para a execução dos projetos estratégicos de acordo com os cronogramas estabelecidos para cada iniciativa.

Naquele momento, apenas o CSJT e dois tribunais incluíram em seus mapas estratégicos alguma alusão à área de atuação relacionada à gestão documental e preservação da memória institucional, a saber:

CONSELHO SUPERIOR DA JUSTIÇA DO TRABALHO – RESOLUÇÃO Nº 89, DE 28 DE NOVEMBRO DE 2011 (MAPA ESTRATÉGICO 2011-2014).
Perspectiva – Processos Internos.
Tema – Atuação Institucional – Fomentar políticas de preservação da memória da Justiça do Trabalho.
Objetivo Estratégico – Fomentar políticas de preservação da memória da Justiça do Trabalho.
INICIATIVAS – PROJETOS
1 – Instituir Política de Gestão Documental do Conselho Superior da Justiça;
2 – Assegurar a preservação física e digital dos documentos do Conselho Superior da Justiça do Trabalho e da Justiça do Trabalho;
3 – Garantir o acesso físico e digital aos documentos do Conselho Superior da Justiça do Trabalho e Justiça do Trabalho.

TRT 1ª REGIÃO
Perspectiva – Processos Internos.
Tema – Gestão do Conhecimento.
Objetivo Estratégico – Captar, estruturar, preservar e disseminar o conhecimento, inclusive da memória da Justiça do Trabalho – Desenvolver e aperfeiçoar os meios para registrar, estruturar e disseminar o conhecimento produzido e/ou utilizado no TRT/RJ por magistrados e servidores, no exercício de suas atividades administrativas e judiciárias.
INICIATIVAS – PROJETOS
PE 24 – Otimização dos Setores de Arquivo;
PE 25 – Avaliação Histórica de Acervo Documental Permanente;
PE 26 – Preservação da Memória Institucional;
PE 27 – Customização da Biblioteca Digital e Digitalização e Microfilmagem Eletrônica de 2.828.800 Páginas de Acórdãos

TRT 3ª REGIÃO
Perspectiva – Processos Internos.
Tema – Acesso ao Sistema de Justiça.
Objetivo Estratégico – Facilitar o Acesso à Justiça – Promover condições de maior acessibilidade à Justiça do Trabalho, de forma a assegurar o aumento da capilaridade no atendimento à sociedade e o cumprimento da Missão Institucional.
INICIATIVAS – PROJETOS
1 – Memória da Justiça do Trabalho de Minas Gerais;
2 – Digitalização e disponibilização do fundo dissídio coletivo;
3 – Organização, migração e arquivamento das fitas magnéticas sonoras e em vídeo.
Meta – Índice de Acesso à Justiça (CNJ16)
Perspectiva – Infraestrutura e Conhecimento
TEMA – Gestão de Pessoas.
Objetivo Estratégico – Desenvolver conhecimentos, habilidades e atitudes dos magistrados e servidores – Propiciar aos magistrados e servidores conhecimento s, habilidades e atitudes essenciais para o alcance dos objetivos estratégicos. Viabilizar a capacitação continuada dos magistrados e servidores do TRT da 3ª Região.
INICIATIVAS – PROJETOS
1 – Memória da Justiça do Trabalho de Minas Gerais.
Meta
Índice de capacitação nas competências estratégicas (CNJ30);
Índice de atendimento do Plano Nacional de Capacitação (CNJ31);
Percentual do orçamento de custeio aplicado em capacitação (CNJ32);
Índice de ações de capacitação (TRTMG13);
Índice de magistrados e servidores capacitados (TRTMG14).

TRT 6ª REGIÃO
Resolução Administrativa Nº 33, de 10 de dezembro de 2009 (MAPA ESTRATÉGICO 2009-2015).
Perspectiva – Processos Internos.
TEMA – Atuação Institucional.

Objetivo Estratégico – Promover política de gestão documental do Trabalho, Tribunais Regionais do Trabalho e Varas do Trabalho.

O TRT da 7ª Região, embora não tenha incluído nenhum tema específico relativo à gestão documental e memória institucional trouxe para o planejamento estratégico a área da cultura, inserida no tema responsabilidade social, área esta que ao longo dos anos vem sendo de competência dos centros de memória que, de um modo geral, vem atuando em três eixos: gestão documental, atividades museológicas e atividades culturais.

TRT 7ª REGIÃO
Perspectiva – Processos Internos.
TEMA – Responsabilidade Social – Ampliar e fortalecer ações que promovam qualidade de vida e responsabilidade social com foco nas áreas de meio ambiente, educação, cultura, esporte e cidadania.

TRT 11ª REGIÃO
Perspectiva – Processos Internos.
TEMA – Atuação Institucional.
Objetivo Estratégico – Preservar a memória e fortalecer a imagem institucional do Regional.

TRT 22ª REGIÃO
Perspectiva – Processos Internos.
TEMA – Aprendizado e Conhecimento.
Objetivo Estratégico – Melhorar a gestão da informação e do conhecimento.
Iniciativas – Projetos
META – Atingir, até dezembro/2009, percentual definido de processos simplificados, padronizados e treinados na área fim, considerando os procedimentos da Gestão Documental;
Definir percentual de processos simplificados, padronizados e treinados na área meio, considerando os procedimentos da Gestão Documental;
Atingir, até dezembro/2009, percentual definido de processos simplificados, padronizados e treinados na área meio, considerando os procedimentos da Gestão Documental;
INDICADORES – Percentual de processos simplificados, padronizados e treinados na área fim, considerando os procedimentos da Gestão Documental;
Percentual de processos simplificados, padronizados e treinados na área meio, considerando os procedimentos da Gestão Documental;
Observamos, que embora o planejamento estratégico do TRT 22ª Região (2008-2009), a gestão documental tenha sido alinhada ao tema APRENDIZADO E CONHECIMENTO, na versão após a publicação da norma regulamentadora do CNJ 070/2009, o tema APRENDIZADO E CONHECIMENTO foi substituído por RECURSOS, não sendo contemplado nenhum objetivo específico relacionado à área.
Nas revisões dos mapas estratégicos, a partir de 2015, obtivemos muitos avanços. O Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região (Pará) conseguiu incluir como VALOR ESTRATÉGICO – a Memória Institucional – valorizar a história institucional, por meio da preservação de documentos e objetos, bem como garantir o acesso da sociedade ao acervo histórico da Justiça do Trabalho da 8ª Região;
Ou seja, a MEMÓRIA passou a ser um atributo de valor da Instituição, sendo que os Magistrados e Servidores devem percebê-la como sua responsabilidade e onde todos têm o dever e compromisso de preservar o patrimônio material e imaterial do Tribunal.
Naturalmente do VALOR ESTRATÉGICO decorreu um OBJETIVO ESTRATÉGICO ESPECÍFICO a ser desenvolvido no TRT da 8ª Região, qual seja: promover ações voltadas à gestão documental e à preservação da memória institucional, como forma de valorizar acontecimentos e fatos históricos da Justiça Trabalhista, bem como promover a gestão do conhecimento. E do objetivo decorreu uma META, a de número 8, a ser alcançada gradativamente, baseada no INDICADOR: Índice de cumprimento das recomendações do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário. Mede o percentual de cumprimento das recomendações relacionadas à gestão documental e preservação da memória no âmbito do PRONAME, sobretudo as contidas na Recomendação CNJ nº 37, de 15 de agosto de 2011.
Para alcançar a meta, o TRT se propôs a realizar iniciativas estratégicas e projetos sob a gestão de magistrados e/ou servidores que atuam diretamente na área da gestão documental e memória institucional:

1. Programa de Estruturação Física e Tecnológica da Gestão Documental e da Preservação da Memória
2. Valorização da Memória Institucional
3. Parcerias Institucionais para a Preservação da Memória
4. Centros de Memória

No caso do Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região (Rio de Janeiro), que em seu primeiro mapa estratégico tinha um tema e um objetivo mais especifico, TEMA – Gestão do Conhecimento e OBJETIVO – Captar, estruturar, preservar e disseminar o conhecimento, inclusive da memória da Justiça do Trabalho, houve alterações.
Na segunda versão, o OBJETIVO ficou diluído no tema GOVERNANÇA JUDICIÁRIA E ADMINISTRATIVA, sendo a gestão documental e memória institucional incluídas na perspectiva dos PROCESSOS INTERNOS, no tema GOVERNANÇA JUDICIÁRIA, que abrangeu o OBJETIVO ESTRATÉGICO – Fortalecer os processos de governança judiciária e administrativa com indicadores e metas mais genéricos. O mesmo ocorreu no TRT da 3ª Região.
Além de tudo que foi apresentado, destacamos que o direito à memória permeia as diversas esferas de uma sociedade democrática (luta contra a impunidade, a corrupção, a violência, a desigualdade e a discriminação) e está ligado diretamente à revelação da verdade histórica e ao acesso à informação, sem as quais o regime democrático torna-se frágil e imaturo.
Assim, sugerimos que seu Tribunal passe a incluir em seus mapas estratégicos as áreas de gestão documental, memória e arquivos.
Diante do exposto e esperando contar com a colaboração de Vossa Excelência, renovo votos de estima e elevada consideração.

Respeitosamente,

Juíza Denise Marsico do Couto
Presidente do Fórum Nacional Permanente em Defesa da Memória da Justiça do Trabalho